Kaj so poslovna in tehnična poročila?

Morsa Images/Getty Images

Poročilo je dokument, ki predstavlja informacije v organizirani obliki za določeno občinstvo in namen . čeprav povzetki Poročila so lahko podana ustno, popolna poročila so skoraj vedno v obliki pisnih dokumentov.

V »Sodobnih poslovnih poročilih« Kuiper in Clippinger opredeljujeta poslovna poročila kot 'organizirane, objektivne predstavitve opažanj, izkušenj ali dejstev, uporabljenih v procesu odločanja.'

Sharma in Mohan v svoji knjigi 'Poslovna korespondenca in pisanje poročil' definirata tehnično poročilo kot „pisno izjavo o dejstvih situacije, projekta, procesa ali testa; kako so bila ta dejstva ugotovljena; njihov pomen; sklepe, ki so bili narejeni iz njih; in [v nekaterih primerih] priporočila, ki so bila dana.'

Vrste poročil vključujejo beležke , zapisniki, laboratorijska poročila, poročila o knjigah , poročila o napredku, poročila o utemeljitvah, poročila o skladnosti, letna poročila ter politike in postopki.

Namen poslovnih in tehničnih poročil

V 'Poslovnem komuniciranju: Okvir za uspeh' H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke in Mary John O'Hair pojasnjujejo štiri glavne namene poslovnih poročil.

„Poročila lahko izpolnjujejo štiri različne in včasih povezane funkcije. Uporabljajo se lahko kot kontrolniki za zagotavljanje pravilnega delovanja vseh oddelkov, za dajanje informacij, zagotavljanje analiz in za prepričevanje drugih, naj ukrepajo.«

Značilnosti učinkovitih poročil

V 'Sodobnih poslovnih poročilih' Shirley Kuiper in Dorinda Clippinger ponujata vpogled v učinkovito poslovno komunikacijo.

„Bralec razume učinkovita poročila tako, kot je pisec želel, in vplivajo na bralca, da ravna tako, kot je želel pisec. Pisateljevi cilji bodo najverjetneje doseženi, če ustrezajo potrebam in ciljem bralca. Učinkovito poročilo je empatično, natančno, popolno, jedrnato , in jasno . Predvsem pa učinkovito poročilo podaja informacije etično.«

Povezovanje s svojim občinstvom

Warren Buffet, v predgovoru k ' Navaden angleški priročnik «, deli svoje nasvete, kako najbolje komunicirati v poslovnih poročilih.

'En neizviren, a uporaben nasvet: pišite z mislijo na točno določeno osebo. Ko pišem letno poročilo Berkshire Hathaway, se pretvarjam, da se pogovarjam s sestrama. Brez težav si jih predstavljam: čeprav so zelo inteligentni, niso strokovnjaki za računovodstvo ali finance. Razumeli bodo navadna angleščina , ampak žargon jih lahko zmedejo. Moj cilj je preprosto dati jim informacije, za katere bi želel, da mi jih posredujejo, če bi bila naša stališča obrnjena. Da bi uspel, mi ni treba biti Shakespeare; Moram pa imeti iskreno željo informirati.«

Poslovna poročila so lahko dolga ali kratka

Kot je opisal John M. Lannon v 'Tehnični komunikaciji', se poleg dolžine poročil razlikujeta tudi namen in obseg poročil.

„V poklicnem svetu se odločevalci zanašajo na dve veliki vrsti poročil: nekatera poročila se osredotočajo predvsem na informacije ('kaj počnemo zdaj,' 'kaj smo naredili prejšnji mesec', 'kaj je ugotovila naša raziskava strank', 'kaj se je zgodilo na sestanku oddelka'). Toda mnoga poročila poleg zgolj zagotavljanja informacij vključujejo tudi analizo ('kaj te informacije pomenijo za nas', 'kakšne ukrepe je treba upoštevati', 'kaj priporočamo in zakaj').'

„Za vsako dolgo (formalno) poročilo, nešteto kratkih (neformalnih) poročil vodi do premišljenih odločitev o tako različnih zadevah, kot so najudobnejši pisarniški stoli, ki jih je treba kupiti, do najboljšega kadra, ki ga najamejo za usposabljanje menedžmenta. Za razliko od dolgih poročil večina kratkih poročil ne zahteva obsežnega načrtovanja, so hitro pripravljena, vsebujejo malo ali nič osnovnih informacij in nimajo sprednje ali končne vsebine (naslovna stran, kazalo, glosar itd.). Toda kljub njihovemu jedrnatost kratka poročila zagotavljajo informacije in analize, ki jih bralci potrebujejo.'

Viri

• Kuiper, Shirley in Dorinda A. Clippinger. Sodobna poslovna poročila. 5. izd., South-Western, Cengage Learning, 2013.
• Lannon, John M. in Laura J. Gurak. Tehnična komunikacija. 14. izdaja, Pearson, 14. januar 2017.
• Preprost angleški priročnik - Kako ustvariti jasne dokumente o razkritju SEC. Urad za izobraževanje in pomoč vlagateljem, avgust 1998, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hair, Dan, et al. Poslovno komuniciranje: okvir za uspeh. South-Western College Publishing, 2000.
• Sharma, R. C. in Krishna Mohan. Poslovno dopisovanje in pisanje poročil: praktičen pristop k poslovni in tehnični komunikaciji . Tata McGraw-Hill, 2017.