Kaj je memorandum? Definicija in primeri

V svoji interni poslovni korespondenci bodite jasni in kratki.

PeopleImages / Getty Images

Memorandum, bolj znan kot a beležka , je kratko sporočilo ali zapis, ki se uporablja za notranje komunikacije v podjetju. Nekoč primarna oblika interne pisne komunikacije, se je uporaba memorandumov od uvedbe zmanjšala E-naslov in druge oblike elektronskega sporočanja; vendar pa vam lahko sposobnost pisanja jasnih beležk zagotovo dobro služi pri pisanju internih poslovnih e-poštnih sporočil, saj imajo pogosto isti namen.

Namen opomb

Beležke je mogoče uporabiti za hitro sporočanje širokemu občinstvu nečesa kratkega, a pomembnega, kot so na primer postopkovne spremembe, zvišanja cen, dodatki k pravilnikom, urniki sestankov, opomniki za ekipe ali povzetki pogodbenih pogojev.

Pisanje učinkovitih beležk

Komunikacijska strateginja Barbara Diggs-Brown pravi, da je učinkovita beležka 'kratka, jedrnato , zelo organiziran in nikoli ne zamuja. Predvideti mora in odgovoriti na vsa vprašanja, ki bi jih bralec morda imel. Nikoli ne zagotavlja nepotrebnih ali zmedenih informacij.'

Bodite jasni, osredotočeni, kratki, a popolni. Imejte profesionalen ton in pišite, kot da bi svet to lahko prebral – to pomeni, da ne vključite nobenih informacij, ki so preveč občutljive, da bi jih vsi videli, zlasti v tej dobi kopiraj in prilepi ali »klikni in naprej«.

Oblika

Začnite z osnovami: komu Članek je naslov, datum in zadeva. Telo beležke začnite z jasnim namenom, navedite, kaj morate vedeti od bralcev, in zaključite s tem, kaj morajo bralci storiti, če je potrebno. Ne pozabite, da lahko zaposleni ob prejemu le preletijo beležko, zato uporabite kratke odstavke, podnaslove in, kjer je mogoče, uporabite sezname. To so 'vstopne točke' za oko, tako da se bralec zlahka vrne nazaj na del beležke, ki ga potrebuje.

Ne pozabite lektoriran . Glasno branje vam lahko pomaga najti izpuščene besede, ponavljanje in nerodne stavke.

Vzorec obvestila o spremembi urnika tiskanja

Tukaj je vzorec internega dopisa izmišljene založbe, ki zaposlene obvešča o prihajajočih spremembah urnika zaradi praznika zahvalnega dne. Produkcija bi lahko poslala tudi ločene zapiske ločenim oddelkom, še posebej, če bi bilo več podrobnosti, ki bi jih potreboval vsak oddelek in se ne bi nanašale na druge oddelke.

Za: Vse zaposlene

Od: E.J. Smith, vodja proizvodnje

Datum: 1. november 2018

Zadeva: Sprememba razporeda tiskanja za zahvalni dan

Produkcija želi vse opomniti, da bo zahvalni dan vplival na naše roke za tiskanje ta mesec. Vse natisnjene strani, ki bi običajno odšle v tiskalnik prek UPS v četrtek ali petek med tednom, bodo morale oditi do 15:00 v sredo, 21. novembra .

Oddelek za prodajo oglasov in uredništvo

• Prepričajte se, da tisti, ki vam pošilja besedilo ali slike za objavo, ne bo na dopustu v tednu od 19. Prej določite roke za vse, kar prihaja od zunaj.
• Zavedajte se, da bodo imeli interni fotografi in grafični oblikovalci več dela in manj časa, zato vas prosimo, da svoje delo napotite na ustrezen oddelek prej kot običajno.
• Prosimo, ne pošiljajte hitrega dela po 16. novembru. Za vse predmete, ki so potrebni za kratkotrajno obnovo v tednu zahvalnosti, ni mogoče zagotoviti, da bodo dokončani do prejšnjih rokov, zato jih je treba pred dodelitvijo odobriti na mizi načrtovalca. Bodite raje zgodnji.

Oddelka za fotografijo in grafiko

• Vsi člani v umetniški oddelek bodo smeli v novembru delati nadure, kot je potrebno, da bi se soočili s stisko zaradi začetka počitniške sezone in zgodnejših rokov.

Vsem vnaprej hvala za vašo pomoč pri čimprejšnjem pridobivanju materialov in vašo pozornost do osebja proizvodnega oddelka.

Vzorec obvestila o sestanku

Sledi izmišljena beležka za pripravo sestanka s člani ekipe, ki se vračajo s sejma.

Za: Sejemska ekipa

Od: C.C. Jones, nadzornik trženja

Datum: 10. julij 2018

Zadeva: Povratni sejem sejma

Ko se v petek, 20. julija, vrnete na delo s sejma, načrtujmo opoldansko srečanje ob kosilu v sejni sobi v vzhodnem krilu, da se pogovorimo o tem, kako je sejem potekal. Načrtujmo razpravo o tem, kaj je delovalo dobro in kaj ne, na primer:

• Število dni prisotnosti
• Količina in vrste zagotovljenih marketinških materialov
• Prikazi v kabini
• Kako so bila darila sprejeta
• Lokacija stojnice in promet ob različnih urah dneva
• Kaj je vzbudilo zanimanje pri mimoidočih
• Stopnja osebja v kabini

Vem, da moraš, ko se vrneš s sejma, opraviti milijon stvari, zato bomo sestanek omejili na 90 minut ali manj. Pridite pripravljeni s povratnimi informacijami in konstruktivno kritiko marketinških vidikov oddaje. Povratne informacije obstoječih strank in potencialne stranke bodo obravnavane na ločenem sestanku z ekipami za izdelke in prodajo. Hvala za vaše delo na razstavi.

Vir

Diggs-Brown, Barbara. Vodnik po PR slogu. 3. izdaja, Cengage Learning, 2012.