Najboljše prakse za poslovno pisanje
Jasen in jedrnat jezik je ključ do posredovanja vašega sporočila
Paul Bradbury/Getty Images
Poslovno pisanje je a profesionalna komunikacija orodje (znano tudi kot poslovno komuniciranje ali strokovno pisanje), ki ga uporabljajo korporacije in drugi poklicni subjekti za komuniciranje z notranjimi ali zunanjimi občinstvo . Memorandumi, poročila, predlogi, e-poštna sporočila , in raznovrstno drugo pisno gradivo, povezano s poslovanjem, so vse oblike poslovnega pisanja.
Nasveti za učinkovito poslovno pisanje
Namen poslovnega pisanja je transakcijski. Seveda se vsebina poslovnega pisanja nanaša na poslovni subjekt, vendar se nanaša tudi na specifično in namensko transakcijo med piscem in njegovim občinstvom. Po mnenju Branta W. Knappa, avtorja Priročnik za vodjo projektov za opravljanje izpita iz vodenja projektov , je najboljše poslovno pisanje mogoče jasno razumeti, če ga hitro preberete. Sporočilo mora biti dobro načrtovano, preprosto, jasno in neposredno.«
Hitra dejstva: Osnovni cilji poslovnega pisanja
| Posredovanje informacij | : Oblike poslovnega komuniciranja, kot so raziskovalna poročila ali politični memorandumi, so napisane za širjenje znanja.
| Dostava novic | : Strokovno pisanje se pogosto uporablja za izmenjavo nedavnih dogodkov in dosežkov z notranjim in zunanjim občinstvom.
| Poziv k dejanju | : Poslovni strokovnjaki uporabljajo pisanje, da bi vplivali na druge iz številnih razlogov, vključno s prodajo blaga in sprejemanjem zakonodaje.
| Pojasnite ali utemeljite dejanje | : Profesionalna komunikacija omogoča poslovnemu subjektu, da pojasni svoja prepričanja ali utemelji svoja dejanja. Naslednji nasveti, prilagojeni iz Oxford Living Dictionaries , so dobra podlaga za najboljše prakse poslovnega pisanja.
| Najprej postavite svoje glavne točke. | Vnaprej natančno navedite, zakaj pišete korespondenco. Ena izjema od tega pravila so prodajna pisma. Opomniti prejemnika na pretekli sestanek ali skupno povezavo, ki si jo delite, je sprejemljiv način odpiranja, saj lahko vpliva na prejemnika, da bo bolj dovzeten za vaše cilje.
| Uporabljajte vsakdanje besede. | Če uporabljate besede, kot so 'približno' namesto 'zadevajo', 'pričakovati' namesto 'predvidevati' in 'del' namesto 'sestavni del', bo vaše pisanje manj nemirno.
| Spoznajte svoje občinstvo. | Razen če je namenjeno občinstvu, specifičnemu za panogo, svojega pisanja ne napolnite z veliko tehničnega žargona (specifike lahko priložite ločeno.) Prilagodite svoj ton, da bo ustrezal predvidenemu bralcu. Na primer, pritožbeno pismo bi imelo precej drugačen ton kot referenčno pismo. Nazadnje – to bi moralo biti samoumevno – nikoli ne uporabljajte slabšalnega ali seksističnega jezika in si aktivno prizadevajte odpraviti spolno pristranski jezik iz katere koli oblike poslovne komunikacije.
| Če je mogoče, uporabite kontrakcije. | Poslovno pisanje je doživelo premik od formalnega k bolj dostopnemu slogu, zato je uporaba 'smo' ne 'smo' in 'smo' ne 'imamo' je prava pot. Kljub temu ne nenehno uporabiti kontrakcijo. Dobro pravilo je, da če krčenje izboljša tok stavka, ga uporabite; če je stavek brez tega bolj prepričljiv, uporabite dve besedi.
| Uporabljajte aktivne in ne trpne glagole. | Aktivni glagoli omogočajo bralcu hitro razumevanje in popolnejše razumevanje. Na primer, 'Izvedena je bila odločitev o prekinitvi proizvodnje,' pušča odprto razlago o tem, kdo je sprejel odločitev o prenehanju proizvodnje. Po drugi strani pa je pomen: 'Odločili smo se za prekinitev proizvodnje' jasen.
| Piši tesno | . Še enkrat, z uporabo zgornjega primera, izbira besede 'odločen' namesto 'sprejel odločitev' občinstvu olajša branje.
| Ne upoštevajte pravil v vsaki situaciji. | To je primer poznavanja občinstva. Če je vaš cilj, da vaše pisanje postane pogovorno, je v redu, če stavek tu in tam končate s predlogom, zlasti da izboljšate potek in se izognete nerodni konstrukciji. Medtem ko imajo mnoga podjetja lastne slogovne vodnike, je treba upoštevati osnovna slogovna in slovnična pravila, da lahko vaše pisanje – in vi – veljate za profesionalca. Površno pisanje, slaba izbira besed ali nezaslužen preveč domači odnos vas lahko preganja.
| Izbira pisave naj bo preprosta | . Držite se lepega, čistega sloga, kot sta Helvetica ali Times New Roman, in omejite število pisav, ki jih uporabljate v korespondenci. Vaš cilj je napisati nekaj berljivega in lahko berljivega.
| Ne pretiravajte z vizualnimi elementi. | Na splošno je treba vizualne elemente uporabljati najmanj – ne smejo presegati 25 % vašega dokumenta, beležke, e-pošte, poročila itd. Preveč grafike postane zmedeno in pogosto odvrača od sporočila, ki ga želite prenesti. Nekaj zmogljivih, dobro umeščenih grafik bo doseglo več, da bi razkrili svoje stališče, kot nekaj, kar je videti kot slab poskus beleženja.