Zapisnik poslovnega pisanja

Glosar slovničnih in retoričnih izrazov

Zapisnik je 'zapis tega, kar je bilo Končano na sestanku, ne na tem, kar je bilo rekel « (Nancy Sylvester, Gverilski vodnik po Robertovih pravilih , 2006).

Morsa Images/Getty Images

notri poslovno pisanje , zapisnik je uradni pisni zapis seje. Zapisnik se običajno piše v preprosti preteklik . Služijo kot trajen zapis obravnavanih tem, doseženih zaključkov, izvedenih ukrepov in danih nalog. Prav tako so zapis o tem, kateri posamezniki so prispevali k srečanju v smislu novih idej in kako so bile te ideje sprejete. Če se na seji glasuje, se v zapisniku zapiše, kdo je glasoval za in kdo proti predlogu, kar se lahko upošteva v prihodnje, ko pride do posledic bodisi uveljavitve bodisi zavrnitve tega predloga.

Kdo piše zapisnik?

Nekatere zapisnike vodi zapisnikar, uslužbenec, ki je posebej zadolžen za zapisovanje, vodenje vseh evidenc in datotek, spremljanje prisotnosti in evidenco glasovanja ter poročanje ustreznim določenim stranem (na primer upravnemu odboru ali višjemu vodstvu podjetja ). Vendar lahko zapisnik vodi kateri koli posameznik, ki je prisoten na sestanku, in se običajno razdeli vsem članom enote, zastopanim na sestanku.

Glavni deli zapisnika sestanka

Številne organizacije uporabljajo standardno predlogo ali posebno obliko za vodenje zapisnika, vrstni red delov pa se lahko razlikuje.

Naslov— Ime odbora (ali poslovne enote) ter datum, kraj in začetni čas sestanka.Udeleženci—Ime osebe, ki vodi sestanek, skupaj z imeni vseh, ki so se sestanka udeležili (vključno z gosti), in tistih, ki so bili opravičeno udeležbe.Potrditev prejšnjega zapisnika– Opomba, ali je bil zapisnik prejšnje seje potrjen in ali so bili v njem opravljeni kakršni koli popravki.Akcijski predmeti– Poročilo o vsaki temi, obravnavani na sestanku. To lahko vključuje nedokončane posle s prejšnjega sestanka. (Pri vsaki točki zabeležite predmet razprave, ime osebe, ki je vodila razpravo, in vse odločitve, ki so bile morda sprejete.)Obvestila– Poročilo o vseh napovedih udeležencev, vključno s predlaganimi točkami dnevnega reda za naslednje srečanje.Naslednji sestanek— Opomba o tem, kje in kdaj bo naslednji sestanek.Odlog— Opomba o času konca sestanka.Vrstica za podpis— ime osebe, ki je pripravila zapisnik, in datum njegove predložitve.

Opažanja

„Pri pisanju zapisnika bodite jasni, celoviti, objektivni in diplomatski. Ne razlagajte, kaj se je zgodilo; preprosto prijavi. Ker se sestanki le redko povsem držijo dnevnega reda, se vam bo morda zdel izziv zagotoviti natančen zapis sestanka. Po potrebi prekinite razpravo in zahtevajte pojasnilo.

„Ne snemajte čustvenih izmenjav med udeleženci. Ker je zapisnik uradni zapis sestanka, želite, da se pozitivno odraža na udeležencih in organizaciji.«
(Od ' Tehnična komunikacija ,' Deveta izdaja Mika Markela)

Navodila za pisanje zapisnika sestanka

• Oseba, ki piše zapisnik, mora imeti možnost, da to počne v realnem času, ko sestanek napreduje, tako da bo končni izdelek do konca sestanka v skoraj končni obliki.
• Minute se morajo osredotočiti na rezultate in ciljno usmerjena dejanja.
• Dobre minute so kratke in jedrnate. Ne gre za dobesedna poročila, temveč za jedrnate, koherentne povzetke. Povzetki morajo vključevati točke strinjanja in nestrinjanja, vendar ne zahtevajo vseh podrobnosti.
• Zapisnik se lahko uporablja kot izvorno gradivo za poročilo ali beležko, vendar bi moral biti napisan z namenom povzetka dogodkov za tiste, ki so se sestanka udeležili, in ne za tiste, ki se niso.
• Zapisnik je treba izpolniti in razdeliti takoj po sestanku (pravilo je v dnevu ali dveh).

Vir

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. ' Enciklopedija voditeljstva: Praktični vodnik po ljudskem vodenju .' McGraw-Hill, 2001