10 nasvetov za urejanje za poslovne pisce

baona/Getty Images

Tako kot življenje samo je lahko tudi pisanje včasih neurejeno, frustrirajoče in težko . Lahko pa si nekoliko olajšate svoje delovno življenje z urejanje z upoštevanjem teh načel. Preprosto je: ne glede na to, ali pišete dvovrstično e-pošto ali poročilo na 10 straneh, predvidite potrebe svojih bralcev in si zapomnite štiri C: bodite jasni, jedrnati, obzirni in pravilni.

Zavzemite svoj odnos.

To pomeni pogled na temo iz stališča vaših bralcev , s poudarkom na čem oni želijo ali morajo vedeti.

• primer: Zahteval sem, da se vaše naročilo pošlje danes.
• Revizija: Naročilo prejmete do srede.

Osredotočite se na resnično predmet.

Ne zakopajte ključne besede tako, da jo spustite v frazo, ki sledi šibki temi.

• primer: Izvajanje nove marketinške akcije se bo začelo 1. junija.
• Revizija: Nova marketinška kampanja se bo začela 1. junija.

Pišite aktivno, ne pasivno.

Povsod, kjer je to primerno, postavite zadevo naprej in jo naredite narediti nekaj. Aktivni glas na splošno deluje bolje kot pasiv, ker je bolj neposreden, bolj jedrnat in lažje razumljiv. (Vendar ne vedno.)

• primer: Vaš predlog smo pregledali na našem sestanku 1. aprila in ga takoj predložili razvijalcem.
• Revizija: Vaš predlog smo pregledali 1. aprila in ga takoj posredovali razvijalcem.

Izrežite nepotrebne besede in fraze.

Besedni izrazi lahko zmotijo ​​bralce, zato zmanjšati nered .

• primer: To sporočilo pišem, ker se vam želim najlepše zahvaliti za organizacijo dneva odprtih vrat, ki je bil prejšnji četrtek.
• Revizija: Najlepša hvala za organizacijo dneva odprtih vrat prejšnji četrtek.

Ne izpustite ključnih besed.

Biti jasno pa tudi jedrnato, moramo včasih dodati besedo ali dve.

• primer: Skladiščna lopa je prvi korak.
• Revizija: Odklepanje lope za shranjevanje je prvi korak.

Ne pozabite na svoje manire.

Tukaj je kje biti obziren pride. Če rečete 'prosim' in 'hvala', ko govorite s sodelavci, vključite te besede tudi v svoja e-poštna sporočila.

• primer: Pošlji mi poročilo o žargonu, preden se odpraviš domov.
• Revizija: Prosim, pošljite mi poročilo o žargonu, preden se odpravite domov.

Izogibajte se zastarelim izrazom.

Razen če vam je všeč, da v tisku zvenite zadušeno, se izogibajte besed in besednih zvez, ki so nikoli uporabljeno v pogovoru—'priloženo', 'to je za nasvet,' 'glede na vašo zahtevo.'

• primer: Za vašo referenco je priložena podvojena različica zgoraj omenjene listine.
• Revizija: Prilagam kopijo listine.

Omejite modne in modne besede.

Trendovski izrazi se nagibajo k temu, da hitro izzvenijo. Enako za podjetja žargon . Potrudite se, da pišete kot a človek .

• primer: Konec koncev je bistvo tega, da bi morali zaposlenim omogočiti priložnosti, da podajo prispevek o najboljših praksah.
• Revizija: Spodbudimo ljudi, da dajo predloge.

Odstranite svoje modifikatorje.

Zlaganje pomeni kopičenje modifikatorji pred samostalnikom; besedni ekvivalent prometnega zastoja. Dolgi samostalniški nizi lahko prihranijo besedo ali dve, lahko pa tudi zmedejo vaše bralce.

• primer: Vesoljski teleskop, planetarna kamera s širokim poljem, skupina za definicijo instrumentov, zemeljska kamera z naelektrenim parom (od Novi znanstvenik , ki ga je citiral Matthew Lindsay Stevens v Tankosti znanstvenega sloga , 2007)
• Revizija: huh

Lektorirano.

Končno obstaja pravilnost : vedno se prepričajte, da ste preveri svoje delo , ne glede na to, kako dober misliš, da si postal pri drugih C-jih.

• Primer:: Ko se vam mudi, je zelo enostavno pustiti besede.
• Revizija: Ko se vam mudi, je zelo enostavno izpustiti besede.